Eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird. Es ist gleichgültig, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Als ordnungsgemäße Rechnungen sind deshalb z.B. auch Frachtbriefe, Quittungen, Abrechnungen, Mietverträge und andere Dokumente anzusehen, wenn diese alle erforderlichen Rechnungsangaben enthalten. 

Als umsatzsteuerlicher Unternehmer sind Sie berechtigt, gegenüber Ihren Auftraggebern eine Rechnung auszustellen. Eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht u.a. dann, wenn Sie eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringen. In diesem Fall müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung erteilen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• Entgelt,
• anzuwendender Steuersatz sowie
• auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.  

Bei Rechnungen bis 250 Euro (brutto) reichen aus:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung und
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie
• anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Rechnungen werden meistens auf Papier übermittelt. Wollen Sie die Rechnung auf elektronischem Weg übermitteln, brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit Ihrem Vertragspartner haben, eine ordnungsgemäße Rechnung zu bekommen, sind die Zivilgerichte zuständig.