Als Unternehmer müssen Sie einem privaten Auftraggeber eine Rechnung stellen, wenn über eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Reparaturen, Wartungsarbeiten, Reinigungsarbeiten, gärtnerische Leistungen) abgerechnet wird. In der Rechnung müssen Sie den privaten Auftraggeber darauf hinweisen, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (z.B. "Als privater Leistungsempfänger müssen Sie diese Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren.").

Gegenüber einem anderen Unternehmer oder einer juristischen Person, auch wenn sie nicht Unternehmer ist (z.B. einem eingetragenen Verein), müssen Sie eine Rechnung stellen.

Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechung, das heißt eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, müssen mindestens folgende Angaben enthalten sein:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung
• anzuwendender Umsatzsteuersatz
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro übersteigt, muss folgende Pflichtangaben enthalten:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
3. Ausstellungsdatum
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Anzahlung den Zeitpunkt der Zahlung, sofern der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist)
7. Aufschlüsselung des Entgelts nach einzelnen Umsatzsteuersätzen beziehungsweise Umsatzsteuerbefreiungen, wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen
8. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
9. anzuwendenden Umsatzsteuersatz
10. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
11. bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedstaaten: zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Hinweis: Beachten Sie, dass die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung gestellt werden muss.

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird. Es ist gleichgültig, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (es muss nicht als Rechnung bezeichnet werden). Rechnungen werden meistens auf Papier übermittelt. Wollen Sie die Rechnung auf elektronischem Weg übermitteln, brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers.

Tipp: Ausführliche Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie im Faltblatt "Neue Regeln zur Rechnungsstellung", das Sie auf den Seiten der Handwerkskammer Stuttgart finden. Das Faltblatt enthält auch ein Beispiel, wie eine Rechnung aussehen kann, in der alle Pflichtangaben berücksichtigt wurden.